Comptabilité clients et ADV
Relance des factures à échéance et échues, mise à jour des coordonnées de facturation, recueil des motifs de retard.
Prestation · Relances et suivi commercial
Relances clients avant recouvrement
Factures à échéance, devis sans réponse, renouvellements, clients inactifs : Alyce relance vos clients par téléphone, à votre nom et dans votre outil, remonte les motifs et saisit les promesses. Un ton commercial, pour préserver la relation avant toute procédure.
Pour qui
Des relances régulières sans mobiliser vos équipes
Équipes commerciales
Relance des devis, des contrats à renouveler et des clients inactifs ; vos commerciaux reprennent la main sur les opportunités qualifiées.
Abonnements et services récurrents
Échéances, renouvellements, documents manquants : des campagnes de relance régulières, selon votre calendrier.
Ce que nous prenons en charge
Relancer, qualifier, transmettre
- Relance de factures avant échéance, à échéance et après échéance, selon votre calendrier.
- Motifs de non-paiement recueillis selon votre grille : facture non reçue, litige, validation en cours.
- Promesses de règlement saisies dans votre outil et suivies à la date convenue.
- Transmission des litiges à vos équipes le jour même, selon une procédure écrite.
- Relance de devis et prise de rendez-vous pour vos commerciaux.
- Renouvellements de contrats et d'abonnements, réactivation de clients inactifs.
- Mise à jour des coordonnées et des interlocuteurs dans votre fichier.
- Passage au recouvrement des dossiers non régularisés, selon vos règles, le cas échéant en sous-traitance chez nous.
Déroulement
Une campagne de relance en cinq étapes
- Cadrage
Objets de relance, calendrier, grille de motifs, règles de transmission, accès à votre outil, devis.
- Script
Argumentaire à votre nom, réponses aux objections, validation par vos équipes.
- Formation et pilote
Téléopérateurs formés à votre activité, premiers appels écoutés avec vous.
- Production
Relances supervisées, promesses saisies, litiges transmis au fil de l'eau.
- Reporting
Contacts, motifs, promesses et régularisations, à la fréquence convenue.
Livrables
- Fichier ou outil mis à jour : contacts, motifs, promesses, coordonnées.
- Indicateurs : clients joints, promesses obtenues, régularisations constatées, litiges transmis.
- Liste des dossiers à passer au recouvrement, selon vos critères.
- Enregistrements des appels, selon les règles convenues.
Supervision et qualité
- Superviseurs sur le plateau, écoute en direct et double écoute.
- Contrôle du ton et du script : la relation client passe avant la pression.
- Accès nominatifs tracés à votre outil.
Créneaux d'appel
Clients professionnels : en journée, toute l'année. Particuliers : en journée toute l'année et en soirée de mars à août. Le détail des disponibilités.
Exemple de dispositif
La relance des factures échues d'une entreprise de services
Illustration du dispositif type que nous mettons en place ; calendrier et règles sont fixés pour chaque mission.
Dispositif type
Relance hebdomadaire des factures échues
- Fichier
- Extraction hebdomadaire des factures échues depuis la comptabilité clients.
- Appels
- Relance à votre nom quelques jours après l'échéance, recueil du motif, promesse de règlement datée.
- Transmissions
- Litiges et factures non reçues transmis le jour même au service concerné.
- Suite
- Promesses non tenues passées au recouvrement selon vos règles.
- Suivi
- Indicateurs hebdomadaires : clients joints, motifs, promesses, régularisations.
Questions fréquentes
Relances clients : vos questions
Quelle différence avec le recouvrement amiable ?
La relance intervient avant : facture à échéance ou récemment échue, client en règle jusque-là, ton commercial. Si le client ne régularise pas, le dossier passe dans votre circuit de recouvrement selon les règles que vous fixez ; nous pouvons aussi y intervenir en sous-traitance.
Comment remontez-vous les motifs de non-paiement ?
Chaque appel est qualifié selon votre grille : facture non reçue, litige, attente de validation interne, difficulté passagère. Le motif est saisi dans votre outil et les litiges sont transmis à vos équipes le jour même.
Pouvez-vous relancer autre chose que des factures ?
Oui : devis sans réponse, contrats et abonnements à renouveler, clients inactifs à réactiver, documents manquants à un dossier. Le script est adapté à chaque objet de relance.
Dans quel outil travaillez-vous ?
Dans le vôtre, par un accès sécurisé : comptabilité clients, CRM, outil de gestion des abonnements. À défaut, nous travaillons sur un fichier et vous restituons les résultats au format convenu.
Demande de devis
Confiez-nous vos relances
Décrivez votre besoin : nature des appels, volumes, période, outils. Nous revenons vers vous avec une proposition chiffrée.
Orlando Bulnes
Chargé commercial — Alyce
196 rue Houdan
92330 Sceaux — Hauts-de-Seine
Nos autres prestations
Un même plateau, d'autres missions
Relation client et appels entrants
Prise d'appels sur vos numéros, débordement, files d'attente, rappels et comptes rendus.
Recouvrement amiable en sous-traitance
Nos téléopérateurs appellent dans votre cadre, vos outils et vos procédures ; vous gardez le dossier et l'encaissement.
Prise de rendez-vous et qualification
Qualification de fichiers, ciblage des décideurs, rendez-vous inscrits dans l'agenda de vos commerciaux.
Permanence et débordement de nuit
Accueil, prise de messages et transmission des urgences à vos astreintes, toute l'année.
Enquêtes de satisfaction
Mesure de la satisfaction de vos clients ou usagers par téléphone : indicateurs, verbatims, résultats exploitables.
Enquêtes téléphoniques CATI
Questionnaire programmé, échantillon, quotas, rendez-vous, relecture : vos enquêtes réalisées de bout en bout.